Organiza tus reuniones de trabajo de forma más productivas y en ingles

En Learn & Enjoy, somos conscientes de que el uso de ingles en el ámbito laboral, es cada vez más demandado y necesario. No solo es imprescindible a la hora de contactar con potenciales clientes o distribuidores, sino que muchas veces, nos vemos en la necesidad de plantear reuniones de trabajo en ingles con empresas de nuestro sector, o presentar proyectos internacionales.

¿Pero, sabemos realmente como organizar y gestionar de forma eficiente, estas reuniones de trabajo? ¿Somos capaces de transmitir nuestro proyecto de forma fluida y convincente en otro idioma como es el ingles?

6 consejos para organizar tus reuniones de trabajo en ingles

Aquí os dejamos una serie de recomendaciones de como podéis orientar y organizar estas importantes reuniones de trabajo, para que realmente sean productivas.

  1. Definición clara de objetivos de las reuniones de trabajo en ingles

Por sencillo y evidente que parezca, definir claramente qué se quiere haber conseguido al terminar la reunión es muy importante. Antes de preparar la reunión, debemos ser capaces de escribir el/los objetivos específicos en un papel.

  1. Preguntarnos si la reunión es realmente necesaria

Una vez que sabemos qué queremos conseguir, debemos preguntarnos si es necesario convocar una reunión para conseguirlo. A veces, el objetivo que hemos definido puede cumplirse sin necesidad de convocar una reunión, por ejemplo, enviando un email o en una conversación entre dos personas, y ahorrando por tanto, dinero y tiempo. Recuerda que invitar a seis personas a una reunión de dos horas, tiene un coste de doce horas de trabajo para tu empresa.

  1. Prepárate bien las reuniones de trabajo en ingles

Si la reunión es realmente necesaria, pasaremos a preparar la reunión, detallando qué pasos son necesarios para alcanzar cada objetivo definido. Con antelación envía una invitación. En la invitación comunica tus objetivos, incluye el programa de la reunión y añade información relevante para que los participantes puedan estar preparados e informados. Es importante también pedir a los participantes su contribución, ya sea aportando documentos relevantes o dándoles la oportunidad de presentar en tu reunión. De esta manera conseguirás que ellos también estén informados, se sientan mas involucrados y tengan expectativas claras sobre el desarrollo de tu reunión.

Es muy importante, que en tus exposiciones en ingles, hayas preparado convenientemente la terminología y conceptos claves de tu informe. Dominar los términos y conceptos en ingles, ayudaran a que tu exposición sea más clara y convincente.

  1. El Programa (or the agenda)

Un programa claro y conciso ayuda a los asistentes a entender su papel en tu reunión  de un vistazo. Comunica tu programa con antelación y da la oportunidad a los participantes a hacer comentarios. A veces correcciones al programa pueden ahorrar tiempo y dinero. Añade la duración estimada de cada actividad, quien la va a presentar y qué se espera de cada uno de los asistentes.

Durante la reunión debes usar tu programa para evitar que los participantes cambien de tema, y así conseguir que se cumpla los objetivos de tu reunión.

  1. A quién debes invitar

Invita sólo a la gente que deba estar presente por alguna razón. No invites a gente que no sea necesaria. Sólo conseguirás que sientan que están perdiendo el tiempo, y aumentará la probabilidad de que cambien el tema de conversación. Además, cada uno de los asistentes debe saber por qué está invitado, cómo pueden contribuir y que se quiere conseguir con la reunión. Esto hará que entiendan su objetivo y se sientan útiles.

  1. El acta (or the minutes of meeting report)

Durante la reunión debes nominar a un encargado para que escriba el acta de la reunión. Alguien con la habilidad de escuchar y sintetizar bien la información, y que domine convenientemente el ingles, ya que es fundamental que sepa trasladar la información proporcionada de forma clara y sin equivocaciones.  En el acta deben incluirse todas las acciones acordadas durante la reunión, y debe anotarse la fecha límite de entrega y el nombre del encargado de cada acción. Esto nos permitirá revisar más adelante si cada una de las acciones fue realizada y de no ser así, contactar al responsable. También se recomienda revisar las acciones anotadas con todos los asistentes justo antes de terminar la reunión para evitar malentendidos. Este documento debe distribuirse a todos los asistentes después de la reunión.

En Learn & Enjoy, asesoramos a una gran cantidad de empresas del sur de Madrid: Leganes, Fuenlabrada, Getafe, Alcorcón… en sus políticas de crecimiento, formándoles a través de nuestro programa de English IN Company en un ingles de negocios, totalmente personalizado y orientado a sus necesidades prácticas y diarias.

Toda nuestra formación de idiomas, tanto de ingles como de francés, alemán, chino o ruso puede ser bonificable a través de la Fundación Tripartita, lo cual aporta un elevado valor para las empresas.

Realizaremos un programa específico para tu empresa, orientado a tus necesidades, en donde el ingles dejará de ser un problema, para convertirse en un oportunidad de negocio para ti.